Продолжая рассказ об управлении рисками в проектах стоит упомянуть об особенностях цикла работы с риском в контексте современных подходов проектного менеджмента.

В предыдущей статье уже было сказано о том, что методы выявления рисков в управлении проектами, в целом, не будут отличаться от обычной процедуры, как и методы оценки и приоритезации рисков, включая количественную  и качественную оценку, которые однако обязательно должны конкретизировать влияние каждого риска/возможности на все цели и ограничения проекта, указанные ранее. Причем крайне полезно, чтобы и аспект репутации рассматривался как возможное последствие для каждого из рисков.

Однако в проектном менеджменте особое значение приобретает встраивание оценки рисковых сценариев в рабочие графики и управление стоимостью проекта.

Зачастую, планирование проектов ведется в широкоизвестных продуктах Oracle Primavera или соответствующих приложениях Microsoft. Риск-аналитикам необходимо иметь навыки работы с используемыми программными комплексами для эффективного анализа графика/стоимости и возможности расчета сценариев реализации тех или иных рисков. Однако даже при высокой технической квалификации риск-менеджера, полезность результатов такого моделирования всегда будет зависеть от актуальности самого графика и расчета соответствующих смет, поэтому налаживание регулярных коммуникаций с владельцами работ является ключевым фактором успеха использования любого аналитического приложения для анализа рисков в проекте.

Рассматривая прикладные особенности управления рисками в проектах, стоит подумать над возможностью использования современных подходов к проектному управлению в контексте риск-менеджмента. Речь пойдет об Agile, SCRUM и Kanban, широко используемых в небольших проектах, особенно в виртуальной сфере или в сфере творчески-инновационной.Как мы уже упоминали, грамотный подбор команды и гибкое кастомизированное распределение ролей и обязанностей играет много большую роль в таких системах, чем в «обычном бизнесе». И это несет как дополнительные плюсы и возможности – так и ограничения для проекта и его риск-аналитика.

Agile — это подход к управлению проектами, делающий упор на поэтапное или пошаговое выполнение задач. Его часто используют для вопросов, где невозможно спрогнозировать все до конца и существует высокий риск существенных непредсказуемых изменений, для облегчения адаптации к быстро меняющимся событиям и соответственного сокращения затрат времени и эффективности на реагирование.

Даже для очень комплексных проектов, данный подход может быть применим на небольших отрезках или этапах работ, где существует значительная неопределенность, и существенно помочь риск-аналитику в его работе, поскольку чтобы уменьшить риски и не откладывать все нововведения и «доводку» проекта на последние стадии (когда будет уже поздно сдвигать срок или усиливать команду), Agile предлагает не только итеративность работы, но и готовность к изменениям на всех стадиях.  Согласно Agile Manifesto:

1. Люди и взаимодействие между ними важнее процессов и инструментов
2. Работающий продукт важнее исчерпывающей документации
3. Сотрудничество в ходе переговоров важнее длительного согласования условий контракта
4. Оперативное реагирование на изменение вместо следования плану

При этом приоритеты периодически можно смещать от итерации к итерации. Участие риск-аналитика в каждой из итераций поможет существенно проработать неопределенность, рассмотреть возможные сценарии, использовать «выученный урок», что позволит взять под больший контроль запланированные результаты.

Тем не менее, стоит помнить о том, что данный метод более подходит для отраслей, имеющих дело с постоянными или непредсказуемыми изменениями, для команд, создающих новый продукт, или для ранних стадий проработки или планирования масштабных проектов. Для бизнес-идей, имеющих строгие ограничения по времени или фиксированный бюджет, лучше подойдут более традиционные стили управления. И это стоит учитывать риск-аналитику, помогая руководителю проекта планировать работу и выбирать подходы и инструменты управления.

Scrum — это методология Agile, предназначенная для разработки продуктов в среде, подверженной изменениям, один из нескольких методов, используемых для реализации Agile-фреймворк. В Scrum циклы называются «спринтами» и, как правило, длятся от одной до четырех недель. Работа поэтапная и каждый этап зависит от предыдущего. Перед спринтом формулируются задачи на данный спринт, в конце – обсуждаются результаты, а команда начинает новый спринт. Спринты очень удобно сравнивать между собой, что позволяет управлять эффективностью работы.

Scrum-команды обычно небольшие, от трех до девяти человек со scrum-мастером, отвечающим за правильное применение методологии, и владельцем продукта, отвечающим за успех всего предприятия. Коммуникация с членами команды – последовательна, с постоянной обратной связью. Это наиболее часто используемая методология Agile.

В основе методологии лежат три принципа работы:

1. Прозрачность.Все вовлеченные в процесс игроки имеют полный доступ ко всей информации.
2. Адаптация. Работа по проекту в любой момент может поменять вектор без потери производительности и времени.
3. Обновление. Команда стремится постоянно улучшать продукт и сам процесс его создания.

Scrum отлично подходит для работы со сложными задачами в изменяющихся условиях, а также для новаторских проектов – стартапов. Данная методика – это «подход структуры»: в случае использования Scrum в проекте один из членов, предположительно scrum–master, должен взять на себя функции риск-аналитика, который будет анализировать сценарии, фиксировать уже выявленные закономерности и обеспечивать накопление опыта для дальнейшей более точной оценки подверженности целей проекта рискам.

Kanban – это «подход баланса». Его задача – сбалансировать разных специалистов внутри команды и избежать ситуации, когда одни специалисты работают сутками, а другие жалуются на отсутствие задач В основе метода Канбан лежит принцип визуализации задач, с помощью записи их на доске (виртуальной или физической), разделенной на столбцы, представляющие разные этапы проекта. По ходу процесса разработки, стикер или карточка, представляющая проект, перемещаются от одной фазы к другой, пока все задачи не будут выполнены. Это отличный способ вести рабочий процесс и выявлять узкие места (а также риски, возможности и уже реализованные проблемы). В отличие от Scrum, Kanbanуделяет меньше внимания фиксированным срокам, и работа происходит в непрерывном потоке. Методология проповедует принципы бережливого управления, при котором исключается риск перепроизводства, то есть исполнение задачи в запас. Кроме того, возможно четко выявить дублирование задач или задачи «без хозяина». Это экономит ресурсы и время. Главный показатель эффективности в kanban – это среднее время прохождения задачи по доске. Задача прошла быстро – команда работала продуктивно и слаженно. Задача затянулась – надо думать, на каком этапе и почему возникли задержки, реализовались риски и какой участок надо оптимизировать

Kanban работает лучше, когда увеличена частота смены приоритетов, а также позволяет контролировать загрузку и ответственность каждого (или ключевых) из членов команды, что само по себе снимает риск размытой ответственности, упомянутый ранее.

Каждый из вышеупомянутых методов управления проектами изначально применялся для небольших команд в специфической среде. Однако даже очень комплексные проекты можно разделить на ключевые блоки и, при грамотном распределении ответственности на каждом уровне, применять любой из подходов, а главное – их принципы, можно даже в мега-проектах.

Использование подобных методов существенно облегчает работу риск-аналитика, поскольку прозрачность, адаптация на основании полученных решений и новой информации, работа над ошибкамиявляются такими же естественными принципами управления рисками и осознанного принятия решений.

Ирина Андропова (с)